Sprzedaż produktów ukraińskiemu kontrahentowi może być atrakcyjnym kierunkiem rozwoju dla polskiej firmy. Bliskość geograficzna, duże zapotrzebowanie na towary importowane oraz rozwinięta wymiana handlowa z Unią Europejską sprawiają, że Ukraina pozostaje ważnym rynkiem dla przedsiębiorców. Trzeba jednak pamiętać o jednej podstawowej kwestii: wysłanie towaru za wschodnią granicę nie wygląda tak samo jak sprzedaż do Niemiec, Czech czy innego państwa UE. Ukraina znajduje się poza unijnym obszarem celnym, dlatego konieczne jest przeprowadzenie odprawy i przygotowanie właściwej dokumentacji.
Co dokładnie będzie potrzebne? Nie istnieje jeden zestaw dokumentów odpowiedni dla każdej przesyłki. Wiele zależy od rodzaju produktu, jego kodu taryfowego, wartości, pochodzenia oraz wymagań obowiązujących na rynku ukraińskim.
Dokumentacja handlowa jest punktem wyjścia
Przygotowanie wysyłki najczęściej zaczyna się od dokumentów opisujących samą transakcję. Podstawę stanowi faktura handlowa zawierająca informacje o sprzedającym i kupującym, wartości towarów, ich ilości oraz warunkach sprzedaży. Dane umieszczone na fakturze powinny odpowiadać informacjom wykazywanym w dokumentacji celnej.
W zależności od sposobu pakowania przydatna lub wymagana może być również specyfikacja towarowa, czyli packing list. Pokazuje ona między innymi liczbę opakowań, ich zawartość, wagę oraz sposób rozmieszczenia towaru.
Do tego dochodzi dokument transportowy. W transporcie drogowym najczęściej będzie to list przewozowy CMR. Przy innych środkach transportu stosowane są dokumenty właściwe dla danego sposobu przewozu.
Odprawa celna przy wywozie z Unii Europejskiej
Towar opuszczający obszar celny UE wymaga dokonania odpowiedniego zgłoszenia wywozowego. Eksporter powinien posiadać numer EORI wykorzystywany do identyfikacji przedsiębiorców w kontaktach z administracją celną.
Samo zgłoszenie wymaga prawidłowego określenia między innymi kodu taryfowego towaru, jego wartości, pochodzenia oraz właściwej procedury celnej. Błąd popełniony na tym etapie może przełożyć się na problemy podczas odprawy lub po stronie ukraińskiego importera.
Właśnie dlatego hasło „eksport na Ukrainę dokumenty” obejmuje znacznie więcej niż wystawienie faktury i zlecenie przewozu. Jeszcze przed zawarciem transakcji warto ustalić, czy konkretny produkt może zostać wprowadzony na ukraiński rynek bez dodatkowych dokumentów zgodności.
Dokumenty dotyczące pochodzenia towaru
Pochodzenie produktu może mieć wpływ na warunki jego odprawy. Handel pomiędzy Unią Europejską i Ukrainą odbywa się w ramach preferencyjnych zasad wynikających z umowy stowarzyszeniowej i DCFTA. Jeżeli towar spełnia właściwe reguły pochodzenia, importer może w określonych przypadkach skorzystać z preferencji taryfowych.
W tym celu konieczne jest odpowiednie udokumentowanie preferencyjnego pochodzenia towarów zgodnie z aktualnie obowiązującymi zasadami. W praktyce zastosowanie mogą mieć dokumenty takie jak świadectwo przewozowe EUR.1 lub odpowiednia deklaracja pochodzenia. Właściwy sposób dokumentowania należy ustalić dla konkretnej transakcji, uwzględniając między innymi status eksportera oraz wartość przesyłki.
Nie należy przy tym utożsamiać kraju wysyłki z krajem pochodzenia. Sam fakt, że produkt jest eksportowany z Polski, nie oznacza automatycznie, że posiada preferencyjne pochodzenie unijne.
Czy produkt potrzebuje ukraińskiego dokumentu zgodności?
To jeden z najważniejszych tematów, które warto sprawdzić przed wysłaniem pierwszej partii towaru. Ukraina posiada własne wymagania techniczne i procedury oceny zgodności, a zakres obowiązków zależy od rodzaju produktu.
Centrum Certyfikacji Rynków Wschodnich wskazuje wśród dokumentacji spotykanej przy eksporcie między innymi certyfikaty zgodności Ukrainy. Ich zadaniem jest potwierdzenie, że określony produkt odpowiada wymaganiom obowiązującym na rynku ukraińskim. Nie oznacza to jednak, że identyczny dokument będzie potrzebny przy każdym eksporcie.
Najpierw trzeba prawidłowo zidentyfikować produkt i określić przepisy, którym podlega. Dopiero wtedy można ustalić, czy wymagana jest procedura oceny zgodności, badania, określone oznakowanie albo dodatkowa dokumentacja techniczna.
Produkty podlegające wymaganiom sanitarnym
Jeszcze inne obowiązki mogą dotyczyć wyrobów związanych ze zdrowiem, higieną, żywnością czy bezpośrednim kontaktem z człowiekiem. CCRW wskazuje między innymi dokumentację sanitarno-higieniczną oraz możliwość konieczności wykonania badań produktu.
W przypadku określonych grup wyrobów mogą być potrzebne wyniki badań laboratoryjnych, dokumentacja producenta, skład produktu albo próbki przekazywane do oceny. Zakres takich wymagań należy sprawdzić przed zorganizowaniem transportu, a nie dopiero wtedy, gdy towar znajdzie się na granicy.
Najpierw produkt, później lista dokumentów
Najbezpieczniejsza kolejność przygotowania eksportu jest prosta. Najpierw należy ustalić kod i dokładną charakterystykę produktu, następnie sprawdzić wymagania celne oraz ukraińskie regulacje dotyczące wprowadzenia go do obrotu. Dopiero na tej podstawie można stworzyć kompletną listę dokumentów.
Proces uzyskiwania dokumentacji zgodności może obejmować przekazanie danych dotyczących produktu i producenta, złożenie wniosku, dostarczenie dokumentacji technicznej, a w niektórych przypadkach także przesłanie próbek, wykonanie badań lub przeprowadzenie dodatkowej ekspertyzy. Po pozytywnym zakończeniu procedury właściwy dokument może zostać zarejestrowany lub wydany zgodnie z wymaganiami danego systemu.
Dobre przygotowanie ogranicza ryzyko problemów na granicy
Eksport na Ukrainę nie musi być skomplikowany, ale wymaga wcześniejszego przygotowania. Faktura, dokument transportowy i zgłoszenie celne są dopiero częścią całego procesu. W zależności od produktu mogą dojść dokumenty pochodzenia, certyfikaty zgodności, dokumentacja sanitarna czy wyniki badań.
Najważniejsze jest więc ustalenie wymagań przed pierwszą wysyłką. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której gotowy towar czeka na transport, a dopiero wtedy okazuje się, że do jego odprawy lub legalnego wprowadzenia na ukraiński rynek brakuje odpowiedniego dokumentu. W przypadku produktów objętych dodatkowymi wymaganiami warto skorzystać z pomocy specjalistów zajmujących się certyfikacją i dokumentacją eksportową na rynki wschodnie.
Można także zlecić uzyskanie całej dokumentacji firmie ccrw.pl , która za klienta dopilnuje wszelkie formalności.